Come gestire le email

Cosa si fa quando si hanno troppe mail da leggere? Ecco sette consigli per gestire le email. No panic!

1. Le giuste priorità

   La prima cosa da fare per gestire al meglio le email è non guardarle! Non è uno scherzo, prima di guardare le email meglio smaltire una parte del lavoro, le prime voci della vostra to do list. Quando vi metterete a gestire le email non avrete la sensazione di “non aver concluso niente”

2. Le giuste fasce orarie

   Scegliete un orario per la gestione delle email. Un’ora a fine mattinata e un’ora intorno alle 16. Sono gli orari meno produttivi, inutile cercare di concentrarsi su cose più complesse, meglio smaltire un po’ di fucking mail.

3. Un template con le FAQ

   Spesso via mail le richieste tendono a ripetersi. Capita in ogni lavoro. Identificate la domanda che vi viene fatta più spesso e preparatevi un template di risposta da copiare e incollare (e personalizzare). Possono essere più di una. Questo vi farà recuperare un sacco di tempo, ve lo assicuro!

4. Out of Office

   Usatelo! Ormai siamo tutti online, 24 ore su 24 etc etc. Ma non è che perché ho la possibilità di vedere le email io debba essere costretta a rispondere per forza. Allo stesso modo non è che perché ho la flessibilità di lavorare nel weekend o la sera (che culo!) debba aspettarmi che lo siano anche tutti gli altri!
   Quindi, a parte il buon senso, ripristinate l’uso dell’Out of Office. Sarete chiari con gli altri e nessuno vi manderà email quando non avete voglia/tempo/modo di rispondere

5. Rispondete subito alla mail più difficile

   Quando vi arriva una mail complessa, quelle belle sole da lunedì mattina, la tendenza è rimandare. Almeno, io lo faccio: rispondo dopo, quando sono ho più tempo, quando sono più tranquilla, quando la luna girerà nel verso giusto.
   Come si insegna ai bambini delle elementari “Il compito più difficile è meglio farlo subito”. Non rimandate, fatta quella tutte le altre vi sembreranno molto molto più facili.

6. Newsletter

   Io ho il subscribe compulsivo. Mi iscrivo a tutto. Poi non leggo niente. Il mio consiglio banale è una volta ogni tanto programmatevi mezz’ora per cancellarvi dalle newsletter. Vero che Gmail ve le mette a parte e non vi intasano la mail, ma fa sempre bene alla salute sforbiciare anche quelle cose lì.

7. Segnare come già letti tutte le email

   Io su questo sono drastica, periodicamente archivio tutte le email. Non quelle degli ultimi 15 giorni, ma quelle precedenti, se non le ho lette non le leggerò mai più perché tenere lì quel numerone a farmi spavento?
   Capisco che sia un approccio un po’ duro (ma poi perché, se faccio la ricerca in gmail ritrovo tutto)
   La versione più easy dal punto di vista psicologico è questo: segnate le email importanti con un’etichetta colorata (UNA SOLA, non cento etichette diverse per argomento, categoria etc, quello è un lavoro spaventoso che io non sento di poter consigliare se non a maniaci dell’ordine). A fine settimana segnate tutte le email come GIA’ LETTE. E ciao.

Gestire le email non vi sembrerà mai un lavoro vero e proprio, vi sembrerà sempre una perdita di tempo, questo perché è un’attività che non produce niente. L’unica soddisfazione è vedere quel numero tendere allo zero ma questo fa felice solo gli amanti del decluttering spinto! Quindi ottimizzate, meno ci state dietro e meglio è: un’ultimo consiglio, per ricevere meno email mandate meno email.